Ostatnio na naszym Instagramie zrobiłyśmy ankietę dotyczącą tematów około-ślubnych, które najbardziej Was ciekawią. Bardzo interesującym dla Was tematem jest współpraca z wedding plannerem. Mamy więc dla Was odpowiedzi do pytań, które bardzo często zadajecie w pigułce! Zapraszamy do lektury 😉
Czy potrzebuję wedding plannera?
Jeśli:
- jesteście parą międzynarodową, a Wasi goście pochodzą z różnych krajów – TAK
- mieszkacie na stałe zagranicą, dużo pracujecie i rzadko przylatujecie do Polski – TAK
- mieszkacie w miejscu bardzo oddalonym od miejsca ślubu, np. na Śląsku, a marzycie o weselu na Mazurach – TAK
- jesteście bardzo zaangażowani zawodowo, prowadzicie własny biznes – TAK
- macie malutkie dzieci, które pochłaniają większość Waszego wolnego czasu – TAK
- nie lubicie planować, stresuje Was duża odpowiedzialność za powodzenie imprezy, wolicie mieć święty spokój i czuć się swobodnie na własnym weselu, nie martwiąc się o milion detali – TAK
- marzycie o weselu bardzo skomplikowanym logistycznie, na którym będzie trzeba skoordynować pracę kilkudziesięciu usługodawców oraz zaopiekować się setkami gości – TAK
Kiedy najlepiej zgłosić się do Was?
Im szybciej, tym lepiej. Najlepiej dla Was, jeśli poznamy się na samym początku planowania, czyli zaraz po zaręczynach, kiedy nie macie jeszcze nic ustalonego poza ogólną wizją. Wówczas macie szansę wystrzec się ewentualnych błędów przy wyborze miejsca wesela, czy innych głównych usługodawców.
Aczkolwiek możecie się zgłosić w każdym momencie. Zajmujemy się zarówno kompleksową usługą (czyli od typowania lokalizacji), jak i częściową (czyli np. przychodzicie do nas z wybranym już miejscem, czy zespołem muzycznym, a my zajmujemy się resztą). Możecie też zorganizować całe wesele samodzielnie, a do nas zgłosić się po samą usługę koordynacji.
Ile to kosztuje?
Czyli ulubione pytanie wszystkich 🙂 Nie mamy stałych pakietów, ani cenników. Każdą naszą parę traktujemy bardzo indywidualnie. Wycenę naszych usług opracowujemy na podstawie pierwszego spotkania lub rozmowy online. Kiedy poznamy Wasze oczekiwania, dowiemy się, jakie usługi mamy dla Was zorganizować, jakie są Wasze wytyczne i wymagania, wówczas dostajecie od nas pełną kalkulację drogą mailową. Dopiero po zapoznaniu się z nią, jeśli wszystko Wam odpowiada i jesteście na “tak”, podpisujemy umowę i zaczynamy działać.
Czy możemy rozbić płatność na raty?
Oczywiście, zawsze tak robimy! Nasza praca dla Was trwa zazwyczaj kilka miesięcy, czasami nawet 2 lata. Przy podpisaniu umowy wpłacacie zadatek, następnie kolejną transzę ustalamy mniej więcej w połowie okresu przygotowań, a ostateczne rozliczenie następuje w dniu ślubu. Rozbijamy zatem płatność na 3 raty.
W jaki sposób zarządzacie naszym budżetem? Czy przelewamy Wam za każdym razem kwotę zadatku, a Ty wpłacasz go usługodawcy?
Nie, to nie miałoby większego sensu 🙂 Wszelkie zadatki regulowane przelewami bankowymi wpłacacie usługodawcom sami. Od nas zawsze macie wygodnie podane dane konta, kwotę oraz termin płatności. Pilnujemy tego i przypominamy o przelewie, bo wiadomo – możecie zapomnieć. Jedynie płatności, które regulujecie w dniu ślubu gotówką, możecie przekazać nam. To część koordynacji. Nasze pary często z tego korzystają, ponieważ nie muszą biegać z kopertami za usługodawcami, ani pamiętać o tym, co, komu i kiedy zapłacić. A my, regulując płatności w Waszym imieniu zawsze prosimy usługodawców o pokwitowanie odbioru, abyście mieli pewność, że pieniądze trafiły we właściwe ręce 🙂
Czy podpisujecie umowy w naszym imieniu?
Tak. Do naszej umowy o organizację zawsze jest dołączone pełnomocnictwo. Na jego mocy mogę podpisywać w Waszym imieniu umowy z usługodawcami, jako osoba reprezentująca Was. Dodatkowo w umowie mamy zapis o tym, że każdorazowo wysyłam Wam umowę do akceptacji. Nie ma takiej możliwości, żebyśmy podpisały cokolwiek bez Waszej wiedzy. Podpisywanie umów przez nas ma na celu odciążenie Was z “papierologii”, której przy organizacji wesela jest bardzo dużo. Zdecydowaną większość umów podpisujemy zdalnie, a więc drukarka i skaner to nasi dobrzy przyjaciele 🙂
Oczywiście istnieje opcja, że nie będziecie chcieli podpisywać pełnomocnictwa. Jeśli macie zasadę, że swoje umowy podpisujecie sami i nie straszne Wam segregatory z dokumentami – nie ma problemu. W dalszym ciągu sprawdzamy Wasze umowy, doradzamy i negocjujemy z usługodawcami, ale podpisujecie sami.
Na jakim terenie pracujecie?
Jesteśmy z okolic Łodzi, a nasze pary młode najczęściej pochodzą z woj. łódzkiego, mazowieckiego i wielkopolskiego. Żadna lokalizacja nie stanowi dla nas problemu – uwielbiamy organizować wesela na Mazurach 🙂
Ile osób organizuje nasze wesele?
Na chwilę obecną działamy we dwie. Małgosia – założycielka Project Wedding, to ja kontaktuję się z Wami za pomocą wszelkich social mediów oraz mailowo – oraz Justyna – moja prawa ręka, odpowiadająca za ogrom spraw organizacyjnych, m.in. kontakt z usługodawcami. W korespondencji mailowej z Wami uczestniczymy jednocześnie, co daje nam ten komfort, że jeśli jedna z nas pójdzie na chorobowe, druga zawsze jest w temacie na bieżąco 🙂
Ile osób koordynuje nasze wesele?
W dniu ślubu są z Wami min. 2 koordynatorki. W przypadku wesel na więcej niż 120 osób i/lub bardzo skomplikowanych logistycznie, z wieloma usługodawcami do skoordynowania, asystuje nam trzecia koordynatorka.
Czy zajmujecie się też dekoracjami?
Tak! Jesteśmy jedną z niewielu firm, która łączy w sobie usługi dekoratorskie i organizacyjne. Ja – Małgosia – jestem z zawodu florystką. W naszym zespole jest jeszcze kilka dziewczyn pracujących ze mną przy dekoracjach kwiatowych. Mamy również panów (głównie naszych mężów lub partnerów), którzy pomagają nam przy montażach dekoracji, ponieważ to naprawdę ciężka fizyczna praca i męska ręka bardzo się przydaje!
Jak wygląda dzień ślubu, jeśli mamy u Was zarówno koordynację, jak i dekoracje?
Od rana (lub czasem już dzień wcześniej) przyjeżdżamy na miejsce wesela dużą ekipą. Jedna część ekipy montuje dekoracje, ja i Justyna im pomagamy, ale jesteśmy wciąż głównie koordynatorami. Oznacza to, że kiedy np. przyjedzie cukiernia, idziemy odebrać tort i rozliczyć się za usługę. Ekipa dekoracyjna jest doskonale zapoznana z planem dekoracji, wiedzą, co mają robić, nawet jeśli znikniemy im z oczu na jakiś czas. Mają doświadczenie i nasze 100% zaufanie.
Już niedługo pojawi się kolejna część pytań i odpowiedzi! A w międzyczasie zapraszamy osoby, które nie miały okazji jeszcze przeczytać poprzednich wpisów: dla par poszukujących pięknych miejsc na wesele w centrum Polski: 9 polecanych miejscówek; oraz najnowszy wpis z trendami na dekoracje ślubne: trend podróżniczy 🙂